Integritetspolicy

Svensk Rugbys Integritets- och säkerhetspolicy följer den ”Uppförandekod för idrottsrörelsen” som Riksidrottsförbundet antagit och fått godkänt av Datainspektionen mars 2018.

I vår Integritets- och säkerhetspolicy beskriver vi hur föreningens och förbundens behandling av personuppgifter som gemensam personuppgiftsansvarig fungerar.

Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet och förklara hur vi använder de personuppgifter du delar med oss.

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Svenska Rugbyförbundet ingår alla i paraplyorganisationen Riksidrottsförbundet (RF) och, är som utgångspunkt, gemensamt personuppgiftsansvariga för personuppgifterna inom ramen för Svensk Rugbys verksamhet (se Uppförandekoden för idrottsrörelsen).

Vi har ett gemensamt ansvar och bestämmer hur och varför personuppgifter behandlas och lagras i vårt tävlings- och licensadministrationssystem (iBIS) som nedan kallas “Tjänsten”.

På hemsidan (www.rugby.se och underliggande distriktssidor) har respektive ansvarigt förbund ett personuppgiftsansvar.

Du som är spelare, ledare, funktionär eller besökare på hemsidor med eller utan egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för ”användare, du eller dig”.

Vi har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med ”Idrottsrörelsens verksamhetsidé, vision och värdegrund”.

Varför samlar vi in dina uppgifter?

För att vi ska kunna bedriva vår idrottsliga verksamhet behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.

Vi samlar in personuppgifter om dig som användare för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal om medlemskap i Föreningen, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida.

Vi behandlar personuppgifter för att administrera löpande föreningsaktiviteter (ex. träningsverksamhet och medlemsmöten), kommunicera med användare (kallelser till aktiviteter, information till målsmän m.m.) samt hantera medlemsrelaterade ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter och tävlingsavgifter m.m.).

Vi hanterar även personuppgifter i samband med ansökan om tävlingslicens till Förbund. Personuppgifterna behandlas personuppgifter vid varje tävlingstillfälle kopplat till tävlingens och licensens regelverk.

Personuppgifterna behandlas vid anmälan till tävling, under pågående tävling och efter tävlingstillfället vid resultatrapportering samt vid bestraffningsärenden, matchfixing, antidoping och tillträdesförbud.

Föreningen behandlar även personuppgifter för att ansöka om bidrag från bland annat Riksidrottsförbundet eller annan myndighet.

Nedan förklaras vilka uppgifter som samlas in och hur de används.

Avtal om medlemskap

När du ingår medlemskap i Svenska Rugbyförbundet, anmäler dig till utbildningar eller åtar dig funktionärsuppdrag innebär det att du avtalar och godkänner att vi behandlar dina personuppgifter för att administrera förenings- och förbundstillhörighet, tävlingar, medlemskap, statistik och forskning, utbildningar, utmärkelser och bestraffningsärenden med mera.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, bilder, kön, uppgifter om medlemskap och licens, föräldrar/barn, konto- och betalningsinformation.

Vi sparar uppgifter så länge du är medlem, därefter anonymiserar vi personuppgifterna stegvis tidigast 24 månader efter sista aktiva säsongen. Se mer under ”årlig automatisk radering” nedan.

Tävling

Förbund och föreningar arrangerar tävlingsverksamhet, då behandlas personuppgifter. Det kan ske vid anmälan, utbetalningar, uttagning, kallelse, inbjudan till tävling, registrering samt t.ex. liverapportering och resultatlistor.

Personnummer behövs bland annat för att resultat ska kunna registreras och kopplas till en specifik tävlande. Vi har också en licens och försäkring kopplat till registrering, då är identifiering nödvändig.

Licenshantering

Vi behandlar personuppgifter för att administrera tävlingslicenser. Det görs också statistikuppföljning på antal licenser eller antal licenser per kön eller åldersintervall.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, uppgifter om medlemskap och licens.

Landslagsspelare/spelarutveckling

När användare utför uppdrag för ett distrikt- eller nationellt landslag eller representationslag använder vi fler personuppgifter än generellt och lagrar de längre än generellt. Uppgifterna sparas i ett separat register som endast ett fåtal personer har tillgång till via personlig tilldelning och inloggning.

Används personuppgifterna i samband med bokning av resa och logi sparar vi dessa.

Personuppgifter används för registrering inför nationella tävlingar då uppgifterna lämnas till internationella rugbyförbund såsom Rugby Europe eller World Rugby och/eller arrangerade land.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, kön, uppgifter om medlemskap och licens, föräldrar och dess kontaktuppgifter, ekipering och fysprofil samt hälsouppgifter.

Personuppgifterna anonymiseras efter det unika syftet så vi endast behåller uppgifter så vi kan göra utvärdering och statistisk uppföljning. Därefter anonymiserar vi personuppgifterna stegvis tidigast 48 månader efter sista aktiva säsongen. Se mer under ”årlig automatisk radering” nedan.

Rese- och logibokning

När vi ansvarar för resor och logi för användare sparar vi personuppgifter. Uppgifterna sparas i externt bokningsprogram och vissa personuppgifter delar vi med oss av arrangören/leverantören.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, kön, uppgifter om medlemskap och licens, föräldrar och dess kontaktuppgifter.

Personuppgifterna anonymiseras efter det unika syftet så vi endast behåller uppgifter så vi kan göra utvärdering och statistisk uppföljning. Därefter anonymiserar vi personuppgifterna stegvis tidigast 24 månader efter sista aktiva säsongen. Se mer under ”årlig automatisk radering” nedan.

Forskning och statlig rapportering

Vi behandlar personuppgifter i forskning och rapportering till statliga myndigheter.

I så stor utsträckning som möjligt lämnar vi inte ut namn, personnummer eller kontaktuppgifter som kan identifiera personer.

I vissa forskningsprojekt är dock personnummer det enda som kan kopplas ihop med andra register, t ex register på en skador, och då lämnar vi ut dem.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera. Men i huvudsak är det personnummer, kön, uppgifter om medlemskap och licens samt matchhändelser/information.

Utbildning, resor och träffar

Vi behandlar personuppgifter i utbildnings-, träffar-, och reseverksamhet.

Utbetalning av arvode/ersättning

Personuppgifter används när förbund eller föreningar behandlar och betalar ut ersättning till funktionärer.

Fördelning av stöd

Personuppgifter används till att fördela och kontrollera bidrag och stöd till vår verksamhet. Stöden kan fördelas i stimulansstöd, projektstöd, organisationsstöd och aktivitetsstöd. I samband med inkomna ansökningar, fördelning av de ekonomiska stöden samt kontroll behandlas personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, kön, uppgifter om medlemskap och licens

Bestraffningsärenden

Personer som bryter mot stadgar och regelverk inom idrotten kan straffas. Då kan det vara nödvändigt för förbund och föreningar att behandla personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, bilder, kön, uppgifter om medlemskap och licens, information om anledning till ärendet.

Vi sparar uppgifter så länge den rättsliga hanteringen kräver eller som användaren är medlem, därefter anonymiserar vi personuppgifterna stegvis tidigast 24 månader efter sista aktiva säsongen. Se mer under ”årlig automatisk radering” nedan.

Uppgifter om för- och efternamn samt datumintervallen för avstäng kan publiceras på hemsidan.

Matchfixing

För att utreda misstänkt matchfixning får personuppgifter samlas in och delas mellan föreningar, förbund, internationella förbund, nationella och internationella spelbolag och deras spelmyndigheter, rättsvårdande myndigheter samt Riksidrottsförbundet.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer, bilder, kön, uppgifter om medlemskap och licens.

Antidoping

Sverige har skrivit under både Europarådets konvention mot doping och UNESCO:s konvention mot doping inom sport. För att antidopningsarbetet ska kunna bedrivas effektivt förekommer viss behandling av personuppgifter till följande ändamål:
•handläggning av dispens av medicinska skäl för dopingklassade läkemedel
•vistelserapportering för idrottsutövare för att kunna genomföra oanmälda dopingkontroller
•dopingkontroller med urin- och blodprov
•resultathantering av dopingkontrollerna och eventuell efterföljande utredning
•underrättelse och utredning för att upptäcka och utreda misstänkt doping.

En lång rad personuppgifter får behandlas inom ramen för antidopingsarbete. Läs mer i svensk idrotts uppförandekod, www.rf.se/personuppgifter

Ordningsstörningar

För att motverka brott och ordningsstörningar i samband med idrottsevenemang kan personer identifieras, avvisas och tilldelas tillträdesförbud eller arrangörsavstängning.

För att detta ska vara möjligt behandlar vissa förbund och föreningar uppgifter om personer som anmälts för eller meddelats tillträdesförbud.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis namn, personnummer, bilder, uppgifter om medlemskap och licens.

Cookies på hemsidor

När du besöker våra hemsidor godkänner du att vi lagrar cookies för att besökaren ska få en bättre upplevelse.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis IP-adress, typ av enhet och från vilken region du besöker hemsidorna och vi sparar uppgifterna tills samtycke avslutas.

Analystjänster

Vi använder oss av analystjänster som ger oss rapporter på hur besökare använder våra hemsidor.
Bland annat ser vi de mest besökta webbsidorna, de sist besökta webbsidorna, hur länge besökaren är där och på vilken typ av enhet besöket görs på.

All data som samlas in ger oss underlag för att utveckla, förbättra och säkra prestanda på hemsidan och ge våra samarbetspartners bättre möjligheter att anpassa sitt budskap.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men exempelvis IP-adress, typ av enhet och från vilken region du besöker hemsidorna och vi sparar uppgifterna tills samtycke avslutas.

Mobila tjänster/appar

Vi behandlar personuppgifter för att administrera mobila tjänster/appar. Det görs statistikuppföljning och analyser på antal nerladdningar och beteendemönster för att kunna utveckla tjänsterna samt anpassa reklam från våra samarbetspartners.

Kategorier av personuppgifter som behandlas kan variera, men är normalt IP-adress, IP-nummer och typ av enhet som används.

Enkäter och formulär

Enkäter och formulär på hemsidan används för anmälningar till träffar, möten, utbildningar och vi anonymiserar personuppgifterna så snart uppgifterna fyllt sitt syfte, utvärdering genomförts och underlag för statistik skapats.

Kontakt vid e-post

När du skickar ett e-postmeddelande till någon inom Svensk Rugby med domänen ”@rugby.se” lagras den hos mottagaren.

Du kan begära att meddelandet raderas om det inte förhindrar oss att fullgöra våra åtaganden. Ditt e-postmeddelande kan i vissa fall skickas utan din vetskap till en tredje mottagare för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden.

Ansökningshandlingar tjänster

Vi behåller din ansökan med innehåll samt person- och kontaktuppgifter under sex (6) månader från att vi offentliggjort vem som fått tjänsten.

Därefter kommer vi att radera hela ansökan om du inte meddelar oss att behålla ansökan i max två (2) år från att vi offentliggjort vem som fått tjänsten.

Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi kan komma att dela personuppgifter om användare och mellan förbund, förening och funktionärer samt andra myndigheter inom svensk idrott när du har ett ärende till oss, om informationen behövs för att kunna uppfylla våra åtaganden eller hjälpa dig.

Vid administration av resor, träffar och utbildning och när du kontaktar oss använder vi oss av underleverantörer, dessa underbiträden och deras plats för behandlingen framgår av bilaga 2.

Om vi vid något enstaka tillfälle måste dela dina personuppgifter med tredje land kommer du att informeras särskilt om detta. Det kan exempelvis bli aktuellt om landslagsspelare eller funktionär (domare/coacher) deltar i en tävling i tredje land.

De uppgifter du väljer att dela med dig via samtycke (vilket du kan avregistrera dig från) kan komma att användas för direktmarknadsföring från våra samarbetspartners.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi genomför en bedömning vid varje ny säsong om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår.

Om inte ändamålen med behandlingen av personuppgifterna kvarstår kommer uppgifterna att raderas och/eller så gör vi en automatisk radering av personuppgifter, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat.

Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in.
Uppgifter i Tjänsten raderas per automatik eller via systemadministratören eller andra rutiner.

Personuppgifter som behandlas för fakturering och anmälan till träffar, utbildningar eller resor sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Efter avslutad utbildning eller träff sparas uppgifterna tills dess att uppföljning är genomförd. En ny uppföljningstid startar efter varje avslutat tillfälle.

Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är medlem så vi kan fullgöra våra åtagande.

Vid avslutad relation kan vi lagra det baserat på avtal eller intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har användare?

Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
Du har rätten att bli glömd om det inte krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtagande, baseras på vårt lagliga stöd. Annars sker en radering av personuppgifter;

– om det grundar sig på samtycke och du återkallar det
– om det sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig det,
– om det behandlas olagligt,
– om det avser barn och har insamlats i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk eller
– om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat.

Du har rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.
Du har rätt att göra invändningar mot behandling av din data som vi utför med stöd av intresseavvägning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi anser att sådan behandling ändå ska ske, måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre. Om data behandlas för direktmarknadsföring har du alltid rätt att när som helst invända mot behandlingen.
Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av din data. Behandlingen kan begränsas i följande situationer:

– När du anser att din data inte är korrekt och du därför har begärt rättelse hos oss. Du kan då begära att behandlingen av din data begränsas under tiden som utredningen pågår hos oss.
– När databehandlingen är olaglig men du motsätter dig att din data raderas och istället begär att användningen av dessa uppgifter begränsas.
– När du behöver din data för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, även om vi inte längre behöver din data för ändamålen med vår behandling.
– När du har invänt mot behandling av din data får vi fortsätta att behandla din data under den tid som kontrollen pågår.
– Om behandlingen av din data begränsas tillfälligt, kommer vi underrätta dem som vi har lämnat ut den till, om att denna tillfälliga begränsning har ägt rum.
Detta gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.
– Du har rätt att få ut och på annat håll använda sådan data som du själv har lämnat till oss för att använda dem på annat håll (kallas också att portera). Till exempel att flytta dina uppgifter till en annan operatör eller it-miljö. Detta gäller i de fall då du har lämnat ditt samtycke till databehandlingen eller om behandlingen behövs för att vi ska kunna tillhandahålla tjänster till dig enligt det avtal du har ingått med oss. Däremot har du inte rätt att flytta dina uppgifter om vi behandlar dessa på grund av intresseavvägning eller skyldighet enligt lag.
– Anmälan av överträdelse (klagomål) Om du anser att din data behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
– Om du har lidit skada på grund av att din data har behandlats i strid med gällande rätt kan du ha rätt till skadestånd. Du kan då begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol. En sådan begäran ska göras skriftligen till oss.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta kansli@rugby.se